Políticas de Privacidad Las políticas de privacidad son una parte fundamental de cualquier sitio web que recopila información personal de los usuarios, ya que sirven para proteger la privacidad de los usuarios, cumplir con la ley y construir la confianza del usuario.

Generalidades

1.1 Objetivo

Law Group Abogados S.A.S., ubicada en Medellín, Antioquia Carrera 50 # 50-14, oficina 1103, email: [email protected], teléfono: (+57) 3242023276), informa a los Titulares de Datos Personales que serán tratados según la ley colombiana. Esta Política se ajusta a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013. El objetivo principal es informar a los Titulares sobre sus derechos, los canales para ejercerlos, quién dentro de la empresa está autorizado para atender solicitudes, y el propósito del tratamiento de datos personales, que requiere consentimiento previo e informado.

Alcance: Esta Política aplica a todos los Titulares de Datos Personales tratados por la empresa.

Definiciones: Las expresiones se definen según la ley, y en caso de discrepancia, se prefieren las definiciones legales.

Autorización: Consentimiento previo del Titular para el tratamiento de sus datos personales.

Base de Datos: Recopilación de datos personales sometidos a tratamiento, en formato electrónico o no.

Dato Financiero: Datos relacionados con obligaciones dinerarias, regidos por la Ley 1266 de 2008 u otras normas aplicables.

Dato Personal: Información vinculada a una persona física o jurídica identificable.

Dato Público: Datos no privados ni sensibles, regulados por la ley.

Dato Sensible: Datos que afectan la privacidad y pueden llevar a discriminación.

Encargado del Tratamiento: Persona que trata datos personales en nombre del responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona que decide sobre la Base de Datos y el Tratamiento de los Datos Personales.

Titular: Persona cuyos Datos Personales son tratados por la empresa.

Transferencia: Envío de datos personales a un receptor dentro o fuera de Colombia.

Transmisión: Comunicación de datos personales a terceros, en nombre del responsable.

Tratamiento: Operaciones y procedimientos para la recolección, almacenamiento, modificación y uso de datos personales.

Políticas

2.1 Principios

La empresa tratará Datos Personales de acuerdo con los principios establecidos en la ley y esta Política, asegurando el respeto a los derechos del Titular:

• Autorización previa: El tratamiento de datos requiere autorización previa del Titular, salvo excepciones legales.
• Finalidad autorizada: Los datos solo se tratarán para fines informados y consentidos por el Titular.
• Calidad del Dato Personal: Los datos deben ser veraces, completos y actualizados.
• Entrega de información al Titular: La empresa proporcionará información sobre los Datos Personales al Titular cuando se solicite.
• Circulación restringida: Solo personal autorizado puede tratar los datos.
• Temporalidad: Los datos se usarán por el tiempo necesario para cumplir con su finalidad.
• Acceso restringido / Seguridad: La empresa implementará medidas de seguridad para controlar y restringir el acceso a los datos.
• Confidencialidad: Se protegerá la confidencialidad de los Datos Personales y se evitará su uso no autorizado.
• Confidencialidad y Tratamiento posterior: Los Datos Personales se tratarán como confidenciales incluso después de finalizar la relación con el Titular.
• Individualidad: Se mantendrá separación entre Bases de Datos en las que la empresa es responsable o Encargada.
• Necesidad: Solo se recopilarán datos necesarios para cumplir con la regulación y los fines establecidos.

2.2. Tratamiento de Datos Personales

Los datos personales se tratan de acuerdo con sus finalidades específicas, que incluyen la recopilación, almacenamiento, organización, uso, divulgación, transmisión, actualización, corrección y eliminación.

2.2.1. Tratamiento de Datos Personales de niñas, niños y/o adolescentes

Law Group Abogados tratará los datos personales de menores de 18 años con el consentimiento de padres o tutores legales. El tratamiento de estos datos cumple con los siguientes parámetros:

• Respeto al interés superior de los menores.
• Garantía de sus derechos fundamentales.
• Consideración de la opinión del menor, teniendo en cuenta su madurez y capacidad de comprensión.

2.2.2. Tratamiento de Datos Sensibles

Law Group Abogados solicitará Datos Sensibles únicamente con autorización expresa del Titular, a menos que la ley no lo requiera. Se informará al Titular qué datos entran en esta categoría y no se condicionará ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles. Estos datos se tratarán con alta seguridad y solo el personal autorizado tendrá acceso.

2.2.3. Obligaciones de Law Group Abogados como responsable

Cuando Law Group Abogados actúe como responsable, cumplirá con las siguientes obligaciones:

• Obtener autorización cuando lo requiera la regulación aplicable.
• Clasificar los datos solicitados.
• Archivar y gestionar la autorización otorgada por el Titular.
• Cumplir con los principios de la Política.
• Atender consultas, quejas o reclamos del Titular.
• Garantizar la seguridad de los datos suministrados.

2.3. Finalidades del Tratamiento

Law Group Abogados tratará Datos Personales para las finalidades informadas y consentidas al momento de la recolección. Los Encargados o terceros también se apegarán a estas finalidades.

Las finalidades incluyen:

• Cumplimiento de obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables.
• Administración de proveedores y contratistas.
• Prestación de servicios a clientes, verificación de afiliaciones, mercadeo y comercialización.
• Control y prevención de fraude, lavado de activos y financiamiento de terrorismo.
• Defensa de derechos y propiedad, detección y prevención de actos criminales.
• Auditoría interna o externa.
• Procesos internos de Law Group Abogados.
• Transmisión y transferencia de datos a terceros para fines comerciales, administrativos y de mercadeo.
• Cumplimiento de obligaciones legales y políticas internas.

2.4. Derechos del Titular de los Datos Personales

Los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos de acuerdo con la ley:

• Actualización de sus Datos Personales.
• Prueba de la Autorización otorgada.
• Información sobre el uso de sus Datos Personales.
• Presentación de quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocación de la Autorización y supresión de Datos Personales.
• Acceso a sus Datos Personales.
• Conocimiento de modificaciones en la Política.
• Supresión de Datos Personales.

Los derechos pueden ejercerse de acuerdo con procedimientos establecidos en la Política y la ley.

2.5. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

La gestión de Servicio al Cliente es el área encargada de recibir y atender peticiones, quejas, reclamos y consultas relacionadas con Datos Personales. Entre sus funciones se incluyen:

• Recibir solicitudes de los Titulares de Datos Personales.
• Responder a solicitudes que se ajusten a la ley y la Política.
• Proporcionar información sobre Datos Personales.
• Coordinar consultas y reclamos.

Contacto: Carrera 50 # 50-14 oficina 1103, Edificio Banco Popular (Medellín)

Email: [email protected]

Teléfono: (+57) 3242023276

2.6. Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares de los Datos Personales

2.6.1. Consultas

Law Group Abogados ofrece mecanismos para que los Titulares, sus representantes legales, causahabientes, apoderados u otros representantes, presenten consultas sobre los Datos Personales que Law Group Abogados tiene en sus bases de datos. Las consultas se pueden hacer a través de varios medios, ya sea de manera presencial en una ventanilla de atención, por correo electrónico a la dirección de Servicio al Cliente [email protected], o por teléfono en la línea de atención (+57) 3242023276

A continuación, los pasos para presentar una consulta:

1. Las solicitudes deben ser presentadas por escrito.
2. La solicitud se analizará para verificar la identidad del Titular.
3. Si la solicitud la realiza una persona distinta al Titular y no puede demostrar una representación legal válida, la solicitud será rechazada. En este caso, se puede requerir la cédula de ciudadanía u otro documento de identificación original del Titular y, en caso de representación legal, los documentos que lo respalden.
4. Una vez que la identidad del solicitante se ha verificado según la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Law Group Abogados recopilará la información que tenga en sus bases de datos relacionada con el Titular.
5. El personal encargado de atender la consulta responderá en un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recepción de la solicitud.
6. En cualquier caso, la respuesta definitiva a todas las solicitudes no debería demorar más de quince (15) días hábiles desde la fecha de recepción inicial.

2.6.2. Reclamos

Law Group Abogados también proporciona mecanismos para que los Titulares, sus representantes legales, causahabientes, apoderados u otros representantes presenten reclamos relacionados con sus Datos Personales, como la corrección, actualización, supresión o revocatoria de la Autorización, o por presunto incumplimiento de los deberes de Law Group Abogados.

A continuación, los pasos para presentar un reclamo:

1. El reclamo debe ser presentado por escrito.
2. La solicitud se analizará para verificar la identidad del Titular.
3. Si la solicitud la realiza una persona distinta al Titular y no puede demostrar una representación legal válida, la solicitud será rechazada. Se pueden requerir documentos que respalden la identidad y representación legal del solicitante.
4. El reclamo debe contener información detallada, como el nombre y número de documento de identificación del Titular, datos de contacto, descripción clara de los Datos Personales afectados, motivo del reclamo y documentos respaldatorios.
5. Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, Law Group Abogados notificará al solicitante para que subsane las fallas en un plazo de cinco (5) días.
6. Si la documentación y la información requerida no se presentan dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de presentación del reclamo, se entenderá que el Titular ha desistido del reclamo.
7. Si la persona que recibe el reclamo no está autorizada para resolverlo, lo remitirá al Analista de Servicio al Cliente dentro de los dos (2) días hábiles y notificará al reclamante de la remisión.
8. Una vez que se recibe el reclamo completo, Law Group Abogados incluirá en sus bases de datos una leyenda que indique "reclamo en trámite" y el motivo. El tiempo para resolver un reclamo no debe exceder de quince (15) días hábiles a partir del día hábil siguiente a la fecha de recepción.

2.6.3. Revocatoria

El Titular tiene el derecho de revocar la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, a menos que exista una disposición legal o una obligación contractual que lo impida. El procedimiento para revocar la Autorización generalmente implicará notificar a Law Group Abogados su decisión de retirar la Autorización.

2.7. Seguridad de la Información

Law Group Abogados ha implementado medidas técnicas, administrativas y de recursos humanos razonables para proteger los Datos Personales y prevenir su adulteración, pérdida, acceso no autorizado, divulgación o uso fraudulento. El acceso a los Datos Personales se limita a las personas autorizadas, y no se permite el acceso no autorizado por terceros, a menos que haya una solicitud expresa del Titular o se base en una disposición legal.

Es importante tener en cuenta que, a pesar de las medidas de seguridad implementadas, Internet es una red global de comunicación, y los Datos Personales pueden estar sujetos a las fallas inherentes de la red.

2.8. Transferencia y Transmisión de Datos Personales

Law Group Abogados asegura que, cuando realice transferencias o transmisiones de Datos Personales, se cumplirán las regulaciones y leyes aplicables.

2.9. Video de Vigilancia

Law Group Abogados a través de medios magnéticos y/o tecnológicos instalados en el interior y exterior de sus instalaciones, realiza videos o imágenes diarias de las personas que ingresan o tienen acceso al inmueble donde se desarrollan los servicios contemplados en el objeto social de Law Group Abogados. Por lo tanto, Law Group Abogados informará sobre la existencia de estos mecanismos de seguridad, a través de avisos o carteles, los cuales estarán ubicados en diferentes espacios del edificio para que estén visualmente al alcance de los titulares. El aviso contemplará que, la finalidad recolectada será, la de proporcionar espacios de seguridad a nuestros titulares y proteger los bienes de Law Group Abogados. Asimismo, la información recolectada podrá ser usada como prueba ante cualquier autoridad, de acuerdo con la regulación aplicable.

Adicionalmente, los videos de vigilancia garantizarán el derecho a la intimidad personal.

2.10. Vigencia

Esta Política rige a partir del 01 de marzo de 2022. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política y la respectiva Autorización, para las cuales fueron recolectados.

2.11. Modificaciones

Esta Política podrá ser modificada por Law Group Abogados cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. De lo contrario, serán comunicadas previamente a los Titulares.

2.12. Anexos

Anexo A: Procedimiento para la presentación de una solicitud, queja o reclamo.

Anexo B: Finalidades específicas

3. Referencias

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• Circular 886 de 2014. Por la cual se reglamente el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
• Circular Externa 02 de 2015. Por la cual la Superintendencia de Industria y Comercio impartió instrucciones a los responsables del tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de comercio y sociedades de economía mixta, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el registro nacional de bases de datos a partir del 9 de noviembre de 2015.
• Decreto 1074 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

ANEXO B

Finalidades específicas

Law Group Abogados., (en adelante “Law Group Abogados”) realiza el tratamiento de Datos Personales, teniendo en cuenta las siguientes finalidades específicas:

1. CLIENTES Y POTENCIALES CLIENTES:
   • Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
   • Ejecutar en debida forma los servicios contratados, así como su facturación y cobro.
   • Promocionar todos los servicios que ofrece Law Group Abogados.
   • Cumplir con la regulación y la ley, incluyendo la ley tributaria colombiana.
   • Enviar información relacionada con la asesoría y productos y servicios.
   • Validar la aptitud jurídica y comercial.
   • Controlar fines estadísticos.
   • Dar cumplimiento a los requerimientos de las autoridades administrativas o judiciales.
   • Realizar las validaciones para dar cumplimiento a la regulación de prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como la regulación de prevención de la corrupción.
2. ACCIONISTAS:
   • Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
   • Ejecutar trámites relacionados con la venta, cesión o enajenación de acciones.
   • Realizar inscripciones ante el registro mercantil de la Cámara de Comercio.
   • Realizar las actividades relativas al pago de dividendos.
3. PROVEEDORES Y POTENCIALES PROVEEDORES:
   • Cumplir con la regulación tributaria colombiana.
   • Surtir el proceso de validación de contrapartes.
   • Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
   • Reportar a las autoridades.
   • Realizar pagos a proveedores.
   • Realizar las validaciones para dar cumplimiento a la regulación de prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como la regulación de prevención de la corrupción.
4. EMPLEADOS Y CANDIDATOS:
   • Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.
   • Realizar actividades de bienestar.
   • Desarrollar y gestionar procesos de reclutamiento, selección y contratación de personal.
   • Evaluar el desempeño de los empleados, así como procesos de promoción.
   • Gestionar el control de asistencia, cumplimiento de horarios de trabajo, acceso físico y logístico a instalaciones y activos de la empresa.
   • Evaluar riesgos.
   • Realizar encuestas de Clima Organizacional.
   • Capacitar a nuestros empleados.

La Política y Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 29 de octubre de 2023, con vigencia indefinida.